Polityka Prywatności – AB People & Payroll
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez AB People & Payroll zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO/GDPR) oraz duńską ustawą o ochronie danych osobowych.
2. Administrator danych
AB People & Payroll
Właściciel: Alicja Buluk
CVR-nr.: 46161076
Adres: Skovburren 229, 4700 Næstved, Dania
E-mail: info@abpeoplepayroll.dk
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO, można kontaktować się bezpośrednio z administratorem danych za pośrednictwem powyższych danych kontaktowych.
AB People & Payroll nie jest zobowiązana do powołania inspektora ochrony danych (DPO).
3. Role w przetwarzaniu danych (Administrator i Podmiot przetwarzający)
W zależności od rodzaju usługi AB People & Payroll może występować jako:
- a) administrator danych – w odniesieniu do danych klientów, kontrahentów, kandydatów do pracy i osób kontaktujących się z firmą;
- b) podmiot przetwarzający (databehandler) – w przypadku świadczenia usług HR i administracji wynagrodzeń, gdzie administratorem danych pracowników jest klient.
Przetwarzanie danych w roli podmiotu przetwarzającego odbywa się wyłącznie na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych (Databehandleraftale).
4. Zakres przetwarzanych danych
Przetwarzamy w szczególności:
- dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, CPR);
- dane kontaktowe;
- dane dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń i czasu pracy;
- dane podatkowe, bankowe i ubezpieczeniowe;
- dane rekrutacyjne (CV, listy motywacyjne);
- dane techniczne (adres IP, dane systemowe).
5. Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane przez AB People & Payroll są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami prawa pracy, prawa podatkowego oraz przepisami dotyczącymi rachunkowości.
W szczególności:
- dane osobowe przetwarzane w ramach obsługi wynagrodzeń, administracji HR oraz obowiązków wobec organów publicznych (np. SKAT) są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami bogføringsloven, co do zasady przez 5 lat, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z innych przepisów;
- dane osobowe przetwarzane w ramach rekrutacji są przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu przez maksymalnie 6 miesięcy, chyba że kandydat wyrazi zgodę na dłuższe przechowywanie danych;
- dane osobowe przetwarzane w związku z zapytaniami, kontaktem lub współpracą biznesową (B2B) są przechowywane przez okres trwania współpracy oraz przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do momentu jej cofnięcia, chyba że dalsze przechowywanie danych jest wymagane przepisami prawa.
Po upływie okresów przechowywania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa informacji.
6. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- realizacja umów HR i payroll (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO);
- prowadzenie procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. b i a RODO);
- kontakt i obsługa zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- wypełnianie obowiązków prawnych wobec organów publicznych, w tym SKAT (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- marketing i relacje biznesowe B2B, oparte na uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Szczególne kategorie danych
W ramach usług HR i payroll mogą być przetwarzane szczególne kategorie danych osobowych, w tym dane zdrowotne lub związkowe, wyłącznie w zakresie dozwolonym przepisami prawa pracy (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane:
- klientom AB People & Payroll;
- organom publicznym (SKAT, urzędy, instytucje kontrolne);
- dostawcom systemów IT, payroll i hostingu;
- bankom i instytucjom finansowym.
Każdy odbiorca danych przetwarza je na podstawie umowy lub obowiązku prawnego.
9. Przekazywanie danych poza UE/EOG
Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane poza UE/EOG. Jeżeli takie przekazanie ma miejsce (np. korzystanie z usług globalnych dostawców IT), odbywa się ono na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub innych zgodnych z RODO zabezpieczeń.
10. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:
- przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu zgodnie z wymogami prawa;
- przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi i prawa pracy;
- do momentu cofnięcia zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują prawa:
- dostępu do danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
- wniesienia skargi do duńskiego organu nadzorczego Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).
12. Bezpieczeństwo danych
AB People & Payroll stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym zabezpieczenia systemów IT, kontrolę dostępu oraz procedury poufności.
13. Inspektor Ochrony Danych
Firma nie jest zobowiązana do powołania Inspektora Ochrony Danych (DPO). Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych należy kierować na adres e-mail wskazany w niniejszej polityce.
14. Organ nadzorczy
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, Dania
Telefon: +45 33 19 32 00
Strona internetowa: www.datatilsynet.dk
15. Postanowienia końcowe
Polityka Prywatności obowiązuje od dnia publikacji i może być okresowo aktualizowana w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
