W erze cyfryzacji każdy przedsiębiorca w Danii, który zatrudnia pracowników lub w jakikolwiek sposób przetwarza dane osobowe, musi znać i stosować zasady GDPR (Persondataforordningen). RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, obowiązuje również w Danii i jest wdrożone przez Datatilsynet oraz duńską ustawę o ochronie danych.
Dlaczego GDPR jest ważny dla pracodawców w Danii?
Jako pracodawca masz dostęp do dużej ilości danych osobowych swoich pracowników – takich jak imię i nazwisko, adres, numer CPR, dane kontaktowe, historia zatrudnienia, informacje o wynagrodzeniu czy dane dotyczące absencji. Dane te muszą być traktowane zgodnie z GDPR, żeby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność pracowników oraz uniknąć kar i sankcji ze strony Datatilsynet.
Zasady GDPR dotyczą nie tylko informacji zgromadzonych w systemach elektronicznych, ale także danych na papierze czy innych formach zapisu.
Kluczowe obowiązki pracodawcy wg GDPR
1. Odpowiedzialność za dane – jesteś „dataansvarlig”
Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za dane, które przetwarzasz. Oznacza to, że musisz:
-
wiedzieć jakie dane są przechowywane i przetwarzane,
-
mieć uzasadnienie prawne dla każdego rodzaju przetwarzania,
-
zapewnić właściwe zabezpieczenia, żeby dane nie trafiły w niepowołane ręce.
2. Informowanie pracowników – oplysningspligt
Masz obowiązek poinformować pracowników na piśmie, jakie dane są zbierane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej. To tzw. oplysningspligt – obowiązek informacyjny. Powinno to być zawarte w polityce prywatności lub dokumentacji GDPR firmy i udostępnione pracownikom np. przy podpisaniu umowy.
3. Dokumentacja i „fortegnelse” – rejestr przetwarzania
Jednym z najważniejszych dokumentów, które musisz prowadzić, jest fortegnelse over behandlingsaktiviteter – szczegółowy rejestr wszystkich działań związanych z danymi osobowymi w Twojej firmie.
4. Prawo dostępu pracownika do danych (indsigtsret)
Pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych, które przechowujesz, a także prawo do ich poprawienia lub usunięcia, jeśli są nieprawidłowe lub niepotrzebne.
To oznacza, że jeśli pracownik poprosi o wgląd w dane, które o nim przetwarzasz (np. dane kontaktowe, historię zatrudnienia, informacje o płacach), musisz je udostępnić w przejrzystej formie i odpowiedzieć w rozsądnym czasie.
5. Bezpieczeństwo danych i przetwarzanie odpowiedzialne
GDPR wymaga, by dane były przetwarzane i przechowywane w sposób bezpieczny – to znaczy chronione przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub kradzieżą.
Jako pracodawca musisz m.in.:
ocenić ryzyko związane z danymi,
wprowadzić techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa (np. szyfrowanie, hasła, kontrola dostępu),
rejestrować naruszenia bezpieczeństwa w tzw. hændelseslog (log naruszeń),
mieć możliwość udokumentowania wszystkich działań.
6. Ograniczenie celu i minimalizacja danych
Dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane tylko w konkretnym celu i tylko w zakresie, który jest rzeczywiście potrzebny. Nie możesz np. przechowywać informacji, które nie mają uzasadnienia w działalności firmy (np. religia lub poglądy polityczne, jeśli nie są związane z pracą).
7. Reakcja na naruszenia i kontrola Datatilsynet
Datatilsynet może kontrolować Twoją firmę i sprawdzać zgodność z GDPR. Jeśli naruszenie zostanie stwierdzone, możesz zostać wezwany do naprawienia sytuacji, nałożony może być nakaz poprawy lub nawet kara finansowa.
Fortegnelse stanowi jeden z najważniejszych dokumentów w takich sytuacjach – to ona pozwala udokumentować, jakie procesy masz wdrożone związane z danymi.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców w Danii w 2025–2026
Utrzymuj fortegnelse na bieżąco – aktualizuj ją min. raz do roku lub po każdej zmianie procesów.
Ustal prywatność i politykę danych – daj ją pracownikom od pierwszego dnia pracy.
Zadbaj o bezpieczeństwo techniczne – regularnie oceniaj ryzyko i aktualizuj zabezpieczenia.
Szkolenia i procedury – przeszkol personel HR i payroll w zakresie GDPR i dokumentacji danych.
Jeśli chodzi o pracowników, kandydatów do pracy, jak i klientów czy partnerów biznesowych. Jako pracodawca jesteś zobowiązany do:
-
informowania pracowników o danych, które przetwarzasz,
-
prowadzenia szczegółowego rejestru przetwarzania (fortegnelse),
-
zapewnienia bezpieczeństwa danych,
-
reagowania na prawa dostępu i żądania pracowników.
Dobra praktyka GDPR to nie tylko unikanie kar — to budowanie zaufania w relacjach z pracownikami i partnerami, co przekłada się na stabilność i profesjonalizm działania firmy.
